Retrouvez vos notes manuscrites avec Evernote. Avocats Branchés (Partie 3 de 3)

Evernote + Penultimate (graphique via Canva.com)

Evernote + Penultimate (graphique via Canva.com)

Difficile de demander à un avocat de laisser tomber la tablette en papier. Prendre des notes manuscrites est dans le ADN du juriste. C’est une extension du cerveau en mode écoute. Pourquoi changer le Cro–Magnon en nous si ce n’est que pour faciliter la tâche de facilement récupérer nos notes plus tard. Evernote est parfait pour continuer la tradition des notes manuscrites.

Imaginez retrouver vos notes manuscrites instantanément grâce à un système puissant de reconnaissance de texte ou avoir toujours accès à vos notes, même à l’extérieur du bureau. Est-ce possible d’avoir son cahier de notes, à la portée de son smartphone et que ce système répond aux exigences du Barreau de l’Ontario (et Québec)? Oh, yes.

Voici ci-bas un exemple de mes notes manuscrites que j’ai rapidement créées pour ce billet. Ces notes ont étés prises grâce à l’app Penultimate, téléchargé sur mon iPad.

Mes notes manuscrites Penultimate

Mes notes manuscrites Penultimate

Le kit et la démarche pour numériser vos notes

1. Evernote et Penultimate

2. Stylus: J’utilise le stylus Just Mobile Alupen pour parfaire l’expérience de l’écriture numérique (via Amazon ou achat direct en ligne). Autre possibilité, le stylus Jot Script, qui semble avoir rehausser l’expérience de l’écriture. J’ai commandé ce stylus pour Noël, et je vais offrir ma critique du stylus dans un de mes prochains articles après les Fêtes.

3. iPad: À mon avis, le nouveau iPad Air est l’incontournable power tablette et porte document. Toutefois, je suis encore sur mon iPad2 et je demeure une inconditionnelle de cet outil de travail.

Notes manuscrites avec Evernote

Notes manuscrites avec Evernote

Une fois que vous avez téléchargé l’app gratuite Penultimate,  connecter l’app à votre compte Evernote dans les réglages de Penultimate. Evernote crée un carnet de notes intitulé “Penultimate”. L’ensemble de vos notes seront à l’intérieur de ce carnet. Vous pouvez créer autant de carnets à l’intérieur de Penultimate. J’ai créé un carnet pour mes notes reliées au travail et un carnet pour mes projets personnels. Éviter la tentation de créer un carnet par client. Vous risquer de rapidement perdre l’avantage d’archiver vos notes selon l’ ordre simple chronologique.

Bonne écriture!

Souvenez-vous de tout le monde avec Evernote Hello: Avocats branchés (Partie 2)

Evernote Hello et Cartes d'affaires

Evernote Hello et Cartes d’affaires

Il y a seulement deux catégories de cartes d’affaires: 1. Peut-être un jour ou 2. En savoir plus. Le problème c’est que la catégorie 1 devient cette pile de cartes, impossible à gérer et reconnaître après quelques mois dans un tiroir. Catégorie 2,  “Savoir plus” est également problématique. On transfère les informations dans le logiciel de notre employeur et un jour, lorsqu’on est foutu à la porte, hop, mes contacts sont confisqués.

Grâce à Evernote et Evernote Hello, j’ai radicalement simplifié ma plateforme de gestion de clients et contacts. Cette plateforme est gratuite et est munie d’un puissant moteur de reconnaissance et intégration de contexte votre calendrier et le GPS de votre smartphone. Une simple action de votre part, soit la prise de photo de la nouvelle carte d’affaires, et l’app Evernote Hello contextualise la rencontre, numérise les données et transfert le tout dans votre carnet de contact Evernote et avec votre permission, dans vos Contacts. Evernote Hello peut même reconnaître ce nouveau prospect sur LinkedIn ou Twitter et importer la photo officiel de ce dernier.

La sécurité des informations transmises par Evernote Hello

Dorénavant, tous mes clients, contacts, prospects et amis se retrouvent à l’intérieur de mon carnet Evernote. De plus, j’apprécie les contrôles pour assurer la sécurité des informations offerts par Evernote pour ne jamais partager mes données, mes contacts et mes informations (quelque chose que LinkedIn et Gmail n’ont pas encore compris).

Comment ça marche?

1. Télécharger l’app “Evernote Hello

2. Créer carnet pour vos contacts dans Evernote. Lier le carnet à votre Evernote Hello (Evernote Hello – réglages – Notebook for Hello Contact)

3. Autoriser Evernote Hello de partager vos donnés du calendrier et location: (Evernote Hello – réglages – Calendrier et Contacts) (à vous de choisir les paramètres de confidentialité). Pour ma part, je me suis tapé la lecture de l’entente de service Evernote et je suis confiante de l’engagement d’Evernote de ne pas partager mes données. Également, ces données sont à moi et j’ai le droit des d’effacer.

4. Prendre photo ou ajouter manuellement les infos

Une fois que vous avez précisé vos réglages, vous bénéficiez d’un logiciel puissant et simple pour intégrer vos notes, vos propositions ou même les actualités à vos contacts. De plus, Evernote et Salesforce sont maintenant intégrés (pour ceux qui aiment la bête intitulée Salesforce – dont je ne suis pas une adepte).

Voici un exemple ci-bas à savoir comment Evernote Hello intègre mes contacts à mes notes dans Evernote. Notez bien la façon que Evernote Hello est capable d’identifier la date, l’endroit et les notes reliées au contact. Si le contact a un profil LinkedIn, Evernote Hello me signale la possibilité d’ajouter ce contact à mon compte LinkedIn. Ce qui est incroyable, c’est que Evernote Hello est gratuit. Wow.

Evernote Hello sur mon iPhone

Evernote Hello sur mon iPhone

“Souvenez-vous de tous” avec Evernote. Le “Power App” des Avocats Branchés (Partie 1 de 3)

Evernote pour les Avocats

Evernote pour les Avocats

Je nage dans l’information numérique. Décisions, pdf, articles, blogues, photos et cartes d’affaires, idées. Bref, gérer l’information afin de la retrouver mériterait une formation de bibliothéconomie. Mais, je n’ai ni le tempérament de moine ni le souci organisationnel. C’est pourquoi Evernote est sans contredit, l’app essentiel pour tous les professionnels en mouvement. Il est simple à intégrer dans son flux de travail car l’info est toujours synchronisée sur sur votre tablette, smartphone et ordinateur.  Il est d’ailleurs, un subtil outil d’autodéfense au travail.

Dans ce billet, je discute comment j’utilise Evernote pour “capturer” mes recherches sur le web. Dans le 2e billet à venir, je discuterai pourquoi sauvegarder vos cartes d’affaires dans Evernote Hello. Dans le 3e billet, je discuterai comment prendre des notes manuscrites sur votre tablette.

J’utilise quotidiennement Evernote pour sauvegarder:

  • mes recherches, mes notes, mes pdf,
  • des courriels
  • des blogues à souligner
  • mes cartes d’affaires
  • mes idées
  • mes listes et tâches
  • ma gestion de projets
  • photos
  • mes notes manuscrites et audio

Version Evernote Premium

Bien que Evernote est disponible gratuitement, je suggère aux professionnels d’obtenir la version Premium (environ $45 / annuellement). La version Premium répond aux consignes pour sécuriser l’information électronique du Barreau de l’Ontario (N’oubliez pas d’activer les paramètres de verrou). Également, la version Premium reconnaît vos écrits manuscrits ce qui facilite la recherche de vos textes et vos notes seront toujours disponibles hors ligne (pratique en avion).

Comment utiliser Evernote pour sauvegarder (et retrouver) les informations

Premièrement, j’organise à peine, mes cahiers d’information. Avec Evernote, il n’est pas nécessaire ni recommandé d’avoir un système élaboré de classement. À titre d’exemple, j’ai organisé mes cahiers en 4 thèmes:

  • carnet par défaut (général)
  • carnet intitulé “Bureau”
  • carnet intitulé “Projets”
  • carnet intitulé “Contacts”

À l’intérieur de mes carnets, j’utilise le système de “tagging”. Par exemple, si je sauvegarde une décision de la cour suprême R. c. Adams, je “tag”  les mots “clients” et “legal” afin de facilement les retrouver en effectuant une recherche de mots. Evernote reconnaît les mots recherchés non seulement en fonction des tags, mais également en fonction de la reconnaissance optique des caractères (OCR).

Étapes pour sauvegarder vos recherches sur le web:

1. Créer votre compte Evernote et installer le “web clipper d’Evernote” pour votre navigateur préféré soit Safari, Chrome ou Firefox.

2. Une fois installée, notez l’icon “Evernote” sur votre bar du navigateur. À chaque fois vous désirez sauvegarder une page ou document pdf sur le web, vous n’avez qu’à cliquer sur l’icon identifié ci-bas #1.

3. Après avoir cliqué sur l’icon Evernote sur votre bar d’outils de votre navigateur, vous cliquez sur “Save” en bas, à droite.

Evernote_Capture

4. Une fois sauvegardé, visiter votre compte Evernote pour mettre de l’ordre rudimentaire à vos notes

5. Je  suggère de choisir un carnet de notes adapté pour votre information. Dans mon exemple, j’ai choisi mon carnet de notes de travail (Connect Counsel) et j’ai choisi d’ajouté des “tags”, soit “clients” et “legal”. À vous de choisir mais attention….éviter la tentation de trop en mettre. Evernote a un excellent système de reconnaissance de texte. À la limite, vous pourriez facilement rien ajouté et facilement repérer vos notes par la suite.

6. Une fois votre recherche est dans son carnet Evernote, vous pouvez facilement surligner les passages d’intérêt en jaune.

7. Mes recherches sur le web sont simples à retrouver. Notez bien à l’item #3 ci bas. J’ai effectué une recherche des mots “Saint-François” et bingo, tous mes documents avec les mots clés recherchés, sont apparus à la gauche. La fonctionnalité Evernote permet d’identifier à la vitesse lumière, toutes les notes ayant les paramètres des mots recherchés. On peut mettre effectuer des recherches en fonction de l’endroit où j’étais lorsque j’ai fait la sauvegarde. Puissant.

Evernote_tag

Evernote_Rechercher

La force d’Evernote est qu’elle organise les plus désorganisés de la profession. Est-ce possible que l’innovation prend sa place dans la pratique du droit? Je l’espère. La tradition pèse trop.