“Souvenez-vous de tous” avec Evernote. Le “Power App” des Avocats Branchés (Partie 1 de 3)

Evernote pour les Avocats

Evernote pour les Avocats

Je nage dans l’information numérique. Décisions, pdf, articles, blogues, photos et cartes d’affaires, idées. Bref, gérer l’information afin de la retrouver mériterait une formation de bibliothéconomie. Mais, je n’ai ni le tempérament de moine ni le souci organisationnel. C’est pourquoi Evernote est sans contredit, l’app essentiel pour tous les professionnels en mouvement. Il est simple à intégrer dans son flux de travail car l’info est toujours synchronisée sur sur votre tablette, smartphone et ordinateur.  Il est d’ailleurs, un subtil outil d’autodéfense au travail.

Dans ce billet, je discute comment j’utilise Evernote pour “capturer” mes recherches sur le web. Dans le 2e billet à venir, je discuterai pourquoi sauvegarder vos cartes d’affaires dans Evernote Hello. Dans le 3e billet, je discuterai comment prendre des notes manuscrites sur votre tablette.

J’utilise quotidiennement Evernote pour sauvegarder:

  • mes recherches, mes notes, mes pdf,
  • des courriels
  • des blogues à souligner
  • mes cartes d’affaires
  • mes idées
  • mes listes et tâches
  • ma gestion de projets
  • photos
  • mes notes manuscrites et audio

Version Evernote Premium

Bien que Evernote est disponible gratuitement, je suggère aux professionnels d’obtenir la version Premium (environ $45 / annuellement). La version Premium répond aux consignes pour sécuriser l’information électronique du Barreau de l’Ontario (N’oubliez pas d’activer les paramètres de verrou). Également, la version Premium reconnaît vos écrits manuscrits ce qui facilite la recherche de vos textes et vos notes seront toujours disponibles hors ligne (pratique en avion).

Comment utiliser Evernote pour sauvegarder (et retrouver) les informations

Premièrement, j’organise à peine, mes cahiers d’information. Avec Evernote, il n’est pas nécessaire ni recommandé d’avoir un système élaboré de classement. À titre d’exemple, j’ai organisé mes cahiers en 4 thèmes:

  • carnet par défaut (général)
  • carnet intitulé “Bureau”
  • carnet intitulé “Projets”
  • carnet intitulé “Contacts”

À l’intérieur de mes carnets, j’utilise le système de “tagging”. Par exemple, si je sauvegarde une décision de la cour suprême R. c. Adams, je “tag”  les mots “clients” et “legal” afin de facilement les retrouver en effectuant une recherche de mots. Evernote reconnaît les mots recherchés non seulement en fonction des tags, mais également en fonction de la reconnaissance optique des caractères (OCR).

Étapes pour sauvegarder vos recherches sur le web:

1. Créer votre compte Evernote et installer le “web clipper d’Evernote” pour votre navigateur préféré soit Safari, Chrome ou Firefox.

2. Une fois installée, notez l’icon “Evernote” sur votre bar du navigateur. À chaque fois vous désirez sauvegarder une page ou document pdf sur le web, vous n’avez qu’à cliquer sur l’icon identifié ci-bas #1.

3. Après avoir cliqué sur l’icon Evernote sur votre bar d’outils de votre navigateur, vous cliquez sur “Save” en bas, à droite.

Evernote_Capture

4. Une fois sauvegardé, visiter votre compte Evernote pour mettre de l’ordre rudimentaire à vos notes

5. Je  suggère de choisir un carnet de notes adapté pour votre information. Dans mon exemple, j’ai choisi mon carnet de notes de travail (Connect Counsel) et j’ai choisi d’ajouté des “tags”, soit “clients” et “legal”. À vous de choisir mais attention….éviter la tentation de trop en mettre. Evernote a un excellent système de reconnaissance de texte. À la limite, vous pourriez facilement rien ajouté et facilement repérer vos notes par la suite.

6. Une fois votre recherche est dans son carnet Evernote, vous pouvez facilement surligner les passages d’intérêt en jaune.

7. Mes recherches sur le web sont simples à retrouver. Notez bien à l’item #3 ci bas. J’ai effectué une recherche des mots “Saint-François” et bingo, tous mes documents avec les mots clés recherchés, sont apparus à la gauche. La fonctionnalité Evernote permet d’identifier à la vitesse lumière, toutes les notes ayant les paramètres des mots recherchés. On peut mettre effectuer des recherches en fonction de l’endroit où j’étais lorsque j’ai fait la sauvegarde. Puissant.

Evernote_tag

Evernote_Rechercher

La force d’Evernote est qu’elle organise les plus désorganisés de la profession. Est-ce possible que l’innovation prend sa place dans la pratique du droit? Je l’espère. La tradition pèse trop.

Comment Numériser Votre Signature et Signer un Document PDF avec Mac (et Aperçu)

Voici un bref clip vidéo de 4 minutes pour apprendre à signer un document PDF de n’importe où. J’ai utilisé cette technique récemment lors d’un match de tennis avec mon Macbook. Oui, il est possible de travailler de n’importe où. Bon retour au travail.

 

Les 2 meilleures apps: Prendre des notes avec iPad et sauvegarder via l’info nuage (“cloud”)

Cherchez-vous une façon de prendre des notes avec votre iPad et de les sauvegarder virtuellement? Imaginez maintenant être en mesure de retrouver vos notes grâce à la reconnaissance optique de caractères (ou OCR en anglais)? C’est maintenant simple de prendre des notes avec un iPad et de les récupérer, même si votre iPad manque à l’appel.

Ma collègue a récemment perdu son iPad ainsi que l’ensemble de ses notes. Elle n’avait aucune façon de retrouver ses notes même après avoir fait l’achat d’un nouvel appareil. C’est pourquoi la numérisation de vos notes est essentielle.  Les 2 apps suivantes répondent au critère de base: sauvegarde virtuelle.

J’ai étudié et utilisé plusieurs apps pour enfin conclure que les 2 meilleures apps pour prendre des notes sur votre iPad sont les suivantes:

  1. Noteshelf
  2. Penultimate

Voici les faits saillants:

  • excellent choix de couleurs et de “feutres” (feutres fins et gras) pour les 2 apps
  • une glisse supérieure avec l’app Noteshelf
  • capacité de créer plusieurs cahiers
  • sauvegarde virtuelle via Dropbox, Evernote ou courriel
  • Synchronisation automatique à Evernote avec l’app Penultimate
  • Reconnaissance optique de mes notes

Si vous avez un compte Evernote Premium, vos notes seront optimisées pour la reconnaissance optique de vos textes. Plusieurs avocats m’ont demandé si la synchronisation à l’info nuage contrevient aux règles du Barreau. En Ontario, les règles du Barreau exigent que l’avocat a le “contrôle” de ses informations et peut en tout temps, récupérer ses notes. De plus, il s’impose que l’avocat doit s’assurer que les serveurs prennent les mesures nécessaires pour la sauvegarde et la confidentialité des informations. Malheureusement, l’ère du nuage sécuritaire n’existe pas. Peut-être la meilleure façon de sécuriser ses notes serait avec le vrai papier et stylo?

 

Comment modifier, annoter et signer un pdf avec son iPad et PDFpen

Deux amies, une avocate et une agente d’immeuble, et moi étions au nouveau chalet de l’agente. Ce chalet a le wifi. Enfin, je disais, on peut dorénavant travailler du chalet avec son iPad. Perplexes, mes deux amies me disaient que le fax était toujours nécessaire. Pourtant, elles avaient chacun leur iPad. Alors, j’ai préparé ce court vidéo pour mes deux chums afin qu’elles soient enfin libérées de leur bureau à Ottawa/Casselman. Je vais vous enseigner comment travailler du chalet, avec votre iPad et signer vos contrats. (Je vous attends à Tremblant!)

Première étape: télécharger PDFpen pour iPad de la boutique iTunes

Cet app a gagné le meilleur app de l’année au MacWorld 2012, et avec raison. Enfin, un app facile à intégrer, sans prendre un cours pour le comprendre.

Deuxième étape: (optionnel – Dropbox ou Evernote)

Dropbox ou Evernote sont mes cabinets virtuelles d’information. J’ai toujours à ma portée d’iPad, un cabinet virtuel pour accéder à mes documents. La majorité de mes documents sont en pdf donc je peux facilement accéder à un de ces cabinets virtuels pour mes contrats, recherches et modèle.

Troisième étape: Le workflow avec ce vidéo ci-bas